GED – Assinatura Eletrônica SGE Bravo!

INTRODUÇÃO

Ao longo dos últimos 10 anos de existência, o SGE Bravo tem se dedicado continuamente a impulsionar a educação nos municípios, oferecendo soluções que otimizam o tempo e os recursos em diversos processos. Desde a emissão de documentos, relatórios, até a consulta e gestão de informações, o SGE Bravo tem sido uma ferramenta essencial para agilizar operações administrativas e educacionais, tornando esses processos mais eficientes e acessíveis.

A inovação sempre esteve no cerne de nossas atividades, e agora, mais uma vez, o SGE Bravo inova ao lançar uma ferramenta que simplifica o processo de assinatura de documentos de forma eletrônica. Essa nova solução não só facilita a assinatura remota, como também garante segurança, rastreabilidade e economia de tempo, fatores fundamentais para o desenvolvimento contínuo da educação no município.

Com a assinatura eletrônica, é possível reduzir o uso de papel, automatizar fluxos de trabalho e assegurar a conformidade com os padrões legais. Além disso, a ferramenta permite que gestores, educadores e colaboradores acompanhem em tempo real o andamento dos documentos, trazendo mais transparência e eficiência para o sistema educacional.

FUNCIONAMENTO DA ASSINATURA ELETRÔNICA

No SGE Bravo, a assinatura eletrônica funciona de maneira eficiente através da ferramenta GED (Gestão Eletrônica de Documentos), projetada para otimizar a gestão de documentos nas instituições educacionais. O processo inicia-se com o upload do documento no GED, que pode ser qualquer tipo de arquivo administrativo, como contratos, termos de compromisso ou autorizações, essenciais para o funcionamento da gestão escolar. Após o carregamento, o usuário define quem será responsável pela assinatura, podendo adicionar múltiplos assinantes, como diretores, professores ou outros membros da administração, e organizar a ordem em que cada um deverá assinar o documento.

A segurança é um dos pilares do sistema, e para garantir que as assinaturas sejam realizadas por pessoas autorizadas, o SGE Bravo oferece métodos de autenticação, como o uso de login e senha ou até mesmo autenticação em dois fatores (2FA), via SMS ou e-mail. Uma vez configurado, o assinante recebe uma notificação informando que há um documento aguardando assinatura. Ele acessa o sistema, visualiza o documento e, com um simples clique, realiza a assinatura eletrônica, que pode estar vinculada a um certificado digital ou outro método seguro de autenticação.

O sistema utiliza criptografia para assegurar a autenticidade e integridade de cada assinatura, enquanto um registro de auditoria detalha cada etapa do processo, incluindo a data, hora e o responsável por cada assinatura, garantindo total rastreabilidade. Assim que todas as assinaturas são coletadas, o documento é automaticamente arquivado no GED, ficando disponível para consulta e download sempre que necessário, com validade jurídica garantida. Além disso, o SGE Bravo permite que o documento seja compartilhado com outros setores, como secretarias de educação, facilitando a continuidade dos processos administrativos.

Essa funcionalidade não apenas elimina a necessidade de impressões e o manuseio físico de documentos, mas também reduz o tempo de tramitação de documentos importantes, trazendo agilidade e segurança ao processo educacional e administrativo nos municípios. A ferramenta GED, com a assinatura eletrônica, é um aliado fundamental para modernizar e otimizar a gestão educacional, contribuindo para um fluxo de trabalho mais eficiente e sustentável.

BENEFÍCIOS DA ASSINATURA ELETRÔNICA

A assinatura eletrônica oferece uma série de benefícios significativos, especialmente em ambientes que demandam agilidade e segurança, como empresas, instituições educacionais e órgãos governamentais. Um dos principais benefícios é a economia de tempo. Com a assinatura eletrônica, processos que antes exigiam a impressão, envio físico e coleta de assinaturas em papel agora podem ser concluídos em minutos, independentemente da localização dos assinantes. Isso elimina atrasos e agiliza a tramitação de documentos importantes, como cadernetas, históricos, atestados, relatórios e outros documentos.

Outro benefício notável é a redução de custos operacionais. O uso de papel, impressoras, transporte de documentos físicos e armazenamento em arquivos físicos pode ser substancialmente diminuído, gerando economia financeira. Além disso, a assinatura eletrônica contribui para práticas mais sustentáveis, reduzindo o consumo de recursos naturais e o desperdício, o que reforça o compromisso das organizações com o meio ambiente.

A segurança também é um aspecto fundamental da assinatura eletrônica. As plataformas que utilizam essa tecnologia para garantir a integridade dos documentos e a autenticidade das assinaturas. Cada etapa do processo é registrada, criando um histórico detalhado com informações sobre quem assinou, quando e como. Isso não só oferece transparência, como também aumenta a confiabilidade e a validade jurídica do documento, garantindo conformidade com legislações e regulamentações específicas.

Além disso, a flexibilidade e conveniência proporcionadas pela assinatura eletrônica são incomparáveis. Usuários podem assinar documentos remotamente, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, o que é ideal para equipes distribuídas. Essa mobilidade é particularmente útil em tempos em que o trabalho remoto e a digitalização de processos são cada vez mais comuns.

Por fim, a rastreabilidade e o controle de auditoria são diferenciais importantes. Todo o processo de assinatura é monitorado em tempo real, permitindo que gestores acompanhem o status dos documentos e saibam quem já assinou e quem ainda não o fez. Isso melhora a gestão de prazos e a transparência, proporcionando maior eficiência.

Em resumo, a assinatura eletrônica é uma solução moderna que não só agiliza e otimiza processos, como também oferece segurança, economia e sustentabilidade, tornando-se uma ferramenta essencial para a educação.

PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO

O Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta que oferece aos usuários do SGE Bravo! uma solução integrada para a gestão digital de documentos, proporcionando maior eficiência, segurança e praticidade. A seguir, apresentamos as principais orientações para a implantação e utilização do GED no município:

1. Aditivo Contratual

Para que o município utilize a ferramenta GED, é necessário firmar um aditivo ao contrato existente com o SGE Bravo!. Este aditivo cobre os custos de desenvolvimento e manutenção, além dos serviços de servidores e armazenamento em nuvem. O documento oficializa a inclusão do GED no sistema já utilizado.

2. Como Funciona o GED

O GED é um sistema externo ao SGE Bravo!, porém, totalmente integrado, permitindo que os usuários realizem operações de gestão documental, como:

• Assinatura eletrônica de documentos;
• Armazenamento seguro de arquivos;
• Facilidade na circulação de documentos oficiais entre departamentos e secretarias.

3. Etapas de Utilização

O uso do GED é simples e intuitivo. As etapas principais são:

• Escolher o arquivo a ser gerenciado.
• Assinar digitalmente o documento, caso seja necessário.
• Confirmar a assinatura para validação oficial.
• Baixar o documento assinado ou arquivá-lo diretamente no sistema.

4. Benefícios da Ferramenta

O GED oferece uma série de benefícios para os municípios, como:

• Redução de custos com papel e impressão;
• Agilidade no trâmite de documentos entre diferentes setores;
• Segurança no armazenamento de documentos sensíveis;
• Facilidade no acesso remoto a documentos assinados e arquivados.

5. Suporte e Treinamento

Nossa equipe está disponível para oferecer suporte técnico e orientações detalhadas durante todo o processo de implantação e utilização do GED. Também disponibilizamos treinamentos para os usuários, garantindo que todos aproveitem ao máximo os recursos oferecidos pela ferramenta.

TELA DE LOGIN

A seguir, você encontrará as orientações detalhadas sobre cada etapa do processo. Esses passos cuidadosamente garantirão que todas as ações sejam realizadas de forma correta e eficiente. 

Este guia foi preparado para facilitar seu progresso, minimizando dúvidas e otimizando seu tempo.

1. O ambiente de Login do sistema GED para assinatura eletrônica oferece uma interface simples e intuitiva. Ao acessar o sistema por meio de um link específico ou atráves de um atalho disponível no SGE Bravo!, o usuário será redirecionado para esta página inicial, onde deverá fornecer seu usuário e senha conforme utilizado para acesso na plataforma do SGE Bravo. 

2. Após o login bem-sucedido, o usuário será direcionado ao Dashboard Inicial do sistema, que fornecerá um resumo das principais funcionalidades, como documentos pendentes de assinatura, histórico de assinaturas, e atalhos para ações rápidas.

Esse fluxo garante uma experiência fácil e eficiente, conectando o usuário ao sistema de maneira rápida, com foco na segurança e na usabilidade.

PROCESSO DE ASSINATURA DE DOCUMENTOS

A seguir, detalhamos o processo de assinatura de documentos, considerando que o acesso à plataforma já foi realizado conforme as orientações descritas anteriormente. Agora que o usuário está autenticado de forma segura no sistema, ele poderá dar continuidade à assinatura digital, garantindo a validade e a integridade do documento.

1. Na parte superior do sistema gerencie a opção “Assinar” conforme destacado na imagem acima. O sistema irá lhe redirecionar para o ambiente com as etapas da assinatura como mostra a tela a seguir

2. Escolha o arquivo, clicando na opção da imagem acima. Após, com o documento aberto, clique em próximo, para prosseguir com a seleção do tipo de assinatura. 

3. Você poderá escolher o tipo de assinatura, se será por e-mail ou senha de confirmação. No e-mail você recebe um código de validação e através da senha de confirmação, você utiliza sua própria senha do sistema para assinar. 

4. Insira o código enviado ao seu e-mail para poder assinar o documento. 

5. Digite sua senha do sistema para poder assinar o documento. 

6. Após digitar a senha, pronto, seu documento já está assinado. 

7. Volte para o início e clique na opção Doc. Assinado para visualizar e baixar o documento já com a assinatura eletrônica. 

8. Pronto, agora basta fazer o uso do seu documento como preferir. 

VALIDAÇÃO DA ASSINATURA

A validação da assinatura eletrônica é feita por código de autenticação e pode ser consultada através do link disponibilizado no documento ou através do QRCode, onde direciona o usuário direto ao Portal da Educação. 

1. identificação da validação no documento

2. Direcionamento da tela onde ocorre a apresentação da informação no portal da Educação, onde é possível visualizar as informações de assinatura.

ÁREA DE CADASTRO DE ASSUNTOS

A área de cadastro de assuntos serve para que possamos criar categorias de assuntos que desejamos administrar. É uma forma de organizar determinados assuntos, com o objetivo de coordenar os documentos que solicitamos assinatura de uma melhor forma. 

Quando assinamos um documento e solicitamos a assinatura de terceiros, se faz necessária a seleção do assunto; ofício, relatório, cartilha, nota, etc. 

O objetivo da criação dos assuntos é categorizar e melhor controlar os documentos assinados. 

1. Clique no Menu Assuntos para visualizar a tela acima. 

2. Clique em Novo Assunto para cadastrá-lo. 

3. Após cadastrado o assunto, ele ficará listado com a possibilidade de editar, excluir e anexar informações. 

4. Inserção de anexo.

5. Selecionando a obrigatoriedade da inserção do anexo. 

6. Seleção do usuário solicitado. 

7. Possibilidade de remover o usuário solicitado à assinatura e inserção de anexo. 

PROTOCOLOS – MEUS PROTOCOLOS

O protocolo é um conjunto de regras que podem ser direcionadas às escolas através do GED. O objetivo é garantir que todos usuários possam acompanhar o mesmo e façam a devida assinatura e confirmação do recebimento. 

1. No menu principal, selecione a opção Protocolos – Meus Protocolos, para visualizar os seus protocolos enviados. 

2. Você tem a possibilidade de realizar a criação de um novo protocolo. 

PROTOCOLOS – PEDIDOS DE ASSINATURA

O protocolo é um conjunto de regras que podem ser direcionadas às escolas através do GED. O objetivo é garantir que todos usuários possam acompanhar o mesmo e façam a devida assinatura e confirmação do recebimento. 

Em Pedidos de Assinatura, os usuários recebem a solicitação de assinatura de um protocolo de terceiros. 

1. Você poderá visualizar o protocolo solicitado e assinar, diretamente na tela acima, como mostra a imagem. 

CONCLUSÃO

A implementação dos sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e GEP (Gestão de Projetos) representa um passo estratégico para a modernização e eficiência na administração pública municipal. Com a integração dessas ferramentas ao SGE Bravo!, o município terá à disposição soluções que promovem a digitalização, a segurança e a agilidade no gerenciamento de documentos e no controle de projetos.

A utilização do GED traz vantagens como a redução de custos, a simplificação de processos burocráticos e a garantia de acessibilidade e rastreabilidade dos documentos. O GEP, por sua vez, assegura um controle interno preciso dos projetos, oferecendo maior transparência e eficiência nas gestões públicas.

O SGE Bravo! se compromete a fornecer todo o suporte necessário para a adoção e pleno funcionamento dessas ferramentas, garantindo que o município aproveite ao máximo seus benefícios.

Brumado, 17 de Outubro de 2024.